W dniu 13 października 2022 r. weszła w życie ustawa z 9 lutego 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2022 r. poz. 807), która wprowadza istotne zmiany w odniesieniu do spółek kapitałowych.
Zmiany oznaczają nowe obowiązki dla członków zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Jedną z takich zmian jest obowiązek protokołowania posiedzeń zarządu. Protokół powinien zawierać treść uchwał, porządek obrad, dane członków zarządu obecnych na posiedzeniu, a także liczbę głosów oddanych za poszczególnymi uchwałami. Podobnie jak w przypadku innych spółek kapitałowych,
w protokole zamieszcza się także zdanie odrębne zgłoszone przez członka zarządu oraz fakultatywnie jego uzasadnienie. Tak sporządzony protokół powinien zostać podpisany przez jednego członka zarządu, który prowadzi posiedzenie lub zarządza głosowanie, odrębna regulacja możliwa jest na podstawie umowy spółki lub regulaminu zarządu.
Bez wątpienia stanowi to wyzwanie dla mniejszych podmiotów, w których działanie zarządu było jak najbardziej odformalizowane. Z drugiej strony, za zasadnością takiego rozwiązania, przemawia transparentność działania zarządu i zwiększenie możliwości kontroli ze strony organów nadzorczych w spółkach.
Obowiązek zachowania tajemnicy spółki przez członka zarządu
Członek zarządu jest zobowiązany do zachowania tajemnic spółki, także po wygaśnięciu mandatu, co zostało wprost uregulowane nowelizacją. Dodatkowo wskazano, że przy wykonywaniu swoich obowiązków, członek zarządu powinien dołożyć staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności oraz dochować lojalności wobec spółki. Identyczne uregulowanie wprowadzono w stosunku do członków rady nadzorczej oraz komisji rewizyjnej.
Ograniczenie odpowiedzialności członka zarządu wobec spółki
Nowa regulacja wprowadza zmianę w zakresie odpowiedzialności członka zarządu wobec spółki. Zgodnie z art. 293 § 3 KSH: „Członek zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz likwidator nie narusza obowiązku dołożenia staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności, jeżeli postępując w sposób lojalny wobec spółki, działa w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, w tym na podstawie informacji, analiz i opinii, które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy dokonywaniu starannej oceny”. Tym samym wprowadzono do porządku prawnego zasadę, która w pewnym zakresie funkcjonowała już w orzecznictwie. Zasada Business Judgement Rule, bo o niej mowa, gwarantuje osobą zarządzającym spółką, ochronę prawną w przypadku, gdy ich decyzja wyrządziła spółce szkodę, jeżeli będą w stanie wykazać, że dochowali należytej staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności oraz lojalności wobec spółki, o czym wspomniałem wcześniej. Ocena podjętych decyzji odbywa się na chwilę ich podejmowania. Takie rozwiązanie ma służyć usprawnieniu działania osób zarządzających.
Szerszy zakres uprawnień rady nadzorczej
Rada nadzorcza powinna składać coroczne pisemne sprawozdania ze swojej działalności. Wcześniejsza regulacja wskazywała, że rada nadzorcza może badać dokumenty spółki, żądać od zarządu oraz pracowników spółki sprawozdań i wyjaśnień, a także dokonywać rewizji stanu majątku spółki. Obecnie, od 13 października 2022 r., rada nadzorcza oprócz wyżej wskazanych uprawnień może także żądać sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, jej działalności, majątku, od prokurentów oraz osób wykonujących na rzecz spółki w sposób regularny czynności na podstawie umów cywilnoprawnych. Dodatkowo zarząd nie może ograniczyć dostępu członka rady nadzorczej do ww. informacji.
Nowe uprawnienia rady nadzorczej, to także nowe obowiązki
Jeżeli w świetle art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości, spółka jest zobowiązana do badania sprawozdania finansowego, to na członkach rady nadzorczej ciąży nowy obowiązek. Jest nim zawiadomienie biegłego rewidenta, który przeprowadzał badanie sprawozdania finansowego, o terminie posiedzenia rady nadzorczej, na którym dochodzi do oceny sprawozdań, wniosków zarządu o podziale zysku i strat, w celu jego uczestnictwa w tym posiedzeniu. Biegły rewident lub przedstawiciel firmy audytorskiej przedstawia radzie nadzorczej wyniki przeprowadzonego badania oraz ocenę podstaw przyjętego oświadczenia odnoszącego się do zdolności spółki do kontynuowania działalności, oraz udziela odpowiedzi na pytania członków rady nadzorczej.
Kolejnym uprawnieniem rady nadzorczej jest możliwość podjęcia uchwały, mającej na celu zbadanie na koszt spółki sprawy dotyczącej działalności spółki lub jej majątku. Takie uprawnienie musi zostać przewidziane w umowie spółki, gdyż nie ma ono charakteru bezwzględnie obowiązującego. Rada nadzorcza, w celu przeprowadzenia takiego badania, wybiera swojego doradcę, który może także sporządzić opinie lub analizy na dany temat. Co istotne, w celu zawarcia umowy pomiędzy spółką, a wybranym przez radę nadzorczą doradcą, spółka jest reprezentowana przez radę nadzorczą. Doradca, wykonujący działania w ramach zawartej umowy, zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy informacje niepubliczne, do których uzyskał dostęp. Obowiązek ten, nie ma czasowego ograniczenia.
Przedstawione zmiany stanowią jedynie ułamek tego, co przygotował Ustawodawca, zachęcam do zapoznania się z nowymi regulacjami, ponieważ mają realny wpływ na funkcjonowanie wszystkich spółek kapitałowych w naszym kraju.